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歓迎会で幹事の準備や当日の進行や挨拶をしっかりチェック!

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いろんな職場で新入社員が入ると必ず歓迎会がありますよね。

私が働いている会社にも新入社員が毎年入ってきます。

今年もそろそろ歓迎会だなぁって思っていました。

先日、突然上司に呼ばれて歓迎会の幹事を頼まれました。

断ることなんてもちろん出来ないので引き受けることに…。

同僚に話をしたところ挨拶も決めないと聞きました。

仕事もしなくちゃいけないし、歓迎会の幹事もしたり挨拶も決めなきゃいけないしパニックになりそうで先輩や同僚に相談したことや調べてよかったことを紹介していきたいと思います。

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新入社員のスケジュール確認を

まずは、主賓の新入社員のスケジュールを聞くことです!

日にちなどはいくつか候補をおしえてもらったほうがいいですね。

今回の歓迎会は人数が多いのでとっても大変です。

できるだけ多くの人に参加してもらわないと思っています。

新入社員は3人なのでまずはスケジュールを聞きました。

みんなすごくいい子たちなのでほんとによかったです。

新入社員のスケジュールを聞いて、上司に報告しましたがなんと上司が出席できないかもって言われて、また新入社員にスケジュール調整をしたところ上司の出席できる日に仮決定しました。

後は先輩と同僚です。全員参加はあきらめていましたが、なんとかみんなスケジュールを合わせてくれたんです。

歓迎会の挨拶

新入社員の歓迎会なので上司にお願いすることにしました。

さっそく挨拶をお願いに行きましたが、挨拶は他の人にと言われました。

ほんとに困っていましたが、先輩にお願いすることにしました。

先輩には上司に断られたことなど打ち明けたところ、挨拶をしてくれると言ってくれました。

ほんとにうれしくてこれからもこの先輩について行こうと思いました。

日頃からプライベートなことなども相談に乗ってくれてほんとに頼りになる先輩です。

私も先輩みたいになりたいといつも思って憧れているので挨拶を引き受けてくれた時涙がでそうなくらいでした。

もちろん歓迎会の事も協力してくれて心強いです。

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お店選び

歓迎会の日程が決まったらお店を選ばないといけません。

日にち、人数や予算など直接行って予定を決めた方がいいと思います。

ネット予約などだったら情報が少ないので…

今回の歓迎会の出席人数は20人です。

お店選びも慎重にしないといけません。

初めて行くお店より何度か行ったことのあるお店の方がお店の方にも相談しやすいと思います。

予約する時に予算を考えて飲み放題にしたほうがいいみたいです。

前に聞いたことがあるのですがアルコールを飲まない人もいると言うことで飲み放題にしなかったためにかなり予算がオーバーしてしまって大変だったそうです。

ソフトドリンクやノンアルの飲み物が充実していると喜ばれますね!今回は人数が多いので個室を予約できたのでほんとによかったです。

出来るだけ全員参加してもらえるように

コミュニケーションがとっても大切です。

ひとりだけで幹事をすることはとっても難しいです。

みんなに出来るだけ声掛けをして協力してもらえるようにするとスムーズに進みます。

当日はみんなより30前にお店に到着して、進行もしないといけません。

すごく気が重たいですが…。

私は特に考えていなかったのですが幹事もちょっとしたあいさつをしないといけないと聞いたので、先輩と相談しながら考えました。

新入社員の名前を間違えないようしないといけません。乾杯はもちろん上司にお願いしました。

乾杯は快く引き受けてくださったので安心しました。

会費は前もって集めるとドタキャンとかの心配が少しなくなるので事前に集めました。

幹事の席はできるだけで入り口の方がお店の店員さんとコミュニケーションがとりやすいです!

まとめ

1. 主賓のスケジュールと上司のスケジュールを先に聞く事です。

2. 歓迎会の挨拶はまず上司にお願いするといいです。(断れることもありますが…。)

3. お店を選ぶときは行きつけか行ったことのあるところの方がいろいろお願いしやすいです。
直接行って打ち合わせしたほうがいいです。

4. できるだけ全員参加してもらうようにコミュニケーションを取ることが大切です。

この4つの事をふまえて歓迎会をしたところみんなすごくよかったと褒めてくれました。

行き届かないところなども協力をお願いしていた同僚が助けてくれてほんとにうれしかったです!

新入社員のみんなもとっても喜んで、今度自分たちが幹事をすることになったら教えてくださいと言われてなんだか感激しちゃいました。

これからも仕事がんばろうって思いました!

幹事はお店を出るときに一番、最後まで残って忘れ物などないか確認するといいです!

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