職場の飲み会などで幹事になったときに一番大変なのがお金の管理ですよね。
特に大人数集まったときのお会計はゴタゴタしてしまいがち。
初めて幹事をするとなればお会計のタイミングさえ「いつしたらいいの？」と迷ってしまいます。
私も職場の飲み会で幹事になったことがありますが、やはりお会計でもたついて迷惑をかけたことがあります。
今はもう何回か幹事も経験し、お会計も慣れたものです。
そこで今回は私の体験から、スムーズにお会計を済ませるコツをご紹介します。
先に会費は徴収しておく
一人あたりの予算が決まっているならば先に会費を徴収しておくのがオススメです。
そうするとお会計時にお金を集めたりする手間がなくなって、スムーズにお会計を行うことができます。
私が飲み会を開く時は、だいたい金額が決まっている飲み放題のコースなどにして、当日までに会費を徴収しておきます。
大人数の飲み会では一人ひとり好きなものを頼むというのは注文するのに時間がすごくかかるので、コースにすれば注文の手間も省けるし、だいたいの予算も目処がつくので一石二鳥です。
それに、先にお金を徴集していたことで、当日急な欠席者がいても問題なく支払うことができたという経験があります。
急な欠席の場合、すでに人数分の料理を用意してしまっていて、欠席者の代金も払わなくてはいけないということも多いです。
こういった急なことも先にお金を徴集していれば困らずに済みます！
予算はちょっと多めに設定しておく
コース料理の料金ピッタリの金額より少し多めの金額を予算として徴収しておくのをオススメします。
もしコース外のものや追加で料理を頼む人がいたら、ピッタリ徴収だと足りなくなってしまいます。
追加請求するのは印象が良くないですし、多くかかった分を参加人数で割って請求するとなるとこれまた大変です。
ですので、私が飲み会を開く時は少し多めに金額を設定します。
例えば10人コースで一人あたりの値段が3250円くらいになった場合、きりの良い3500円くらいを予算にします。
職場の飲み会では上司からは少し多めにもらうなど、金額設定を相手によって変えたりします。
多めに設定して余ってしまう分は、料理を追加で頼んだり、仕事中の差し入れ（コーヒーやお菓子など）に使っています。
後日の飲み会にとっておくのもいいと思います。
用途がなければお釣りとして全員に返すのもいいと思いますが、手間がかかるのであまりオススメはしません。
余ってしまう分を自分の懐に入れるのはかなり印象が悪いので、何らかの形で皆さんに還元できるよう使うのがポイントです。
先にお金を徴収できない場合はカード払いで
行きたいお店にコース料理がないなど、どうしても先に聴取できない場合は、幹事の人がカードで支払いを済ませて、後日会費を徴収する形がベストです。
私は6人ぐらいの飲み会で当日その場で徴集したことがありますが、6人でも「ぴったりの手持ちがない」だの「おつりがない」だのごたごたして大変でした。
その場でお金を集めるのは時間もかかってしまいますし、誰からお金をもらったかなどという管理も大変なので、絶対に止めましょう
後日徴収の時は、10円以下の端数は幹事が払って、きりのいい少なめの金額にすると印象が良いと思います。
カードで払えばポイントでの還元もありますので、端数くらいは払ってあげる気構えで！
お会計のタイミングは終了30分前
お会計を済ませておくタイミングはだいたい30分くらい前がベストです。
締めの挨拶のあとにまだお会計が終わっていないと、場が白けてしまいますので、それまでにお会計を済ませておくのも幹事の仕事です。
私は全員の注文が終わって、そろそろ終わるかなという雰囲気を察知知ったらお会計をしにさっとその場を離れます。
コース料理だと2時間制という時間制限がついてたりするので、お店から「そろそろ時間です」と声をかけてもらうことも多いです。
自分の経験を踏まえるとだいたいいつも終了30分前くらいにお会計を済ませていると思いますので、それくらいの時間を目安にすると良いと思います。
まとめ
１．先に会費は徴収しておく
２．予算はちょっと多めに設定しておく
３．先にお金を徴収できない場合はカード払いで払う
４．お会計は終了30分前に済ます
以上が飲み会の際にスムーズにお会計を済ませるポイントです。
これで飲み会の幹事になってもお会計で困ることはないはず。
さっと会計を済ませておけたら、スマートで仕事ができる感じがしますよね。
私もしっかり幹事をこなすことで、上司から仕事でも信頼されるようになりました。
みなさんもスマートにお会計を終わらせて仕事ができる印象を植え付けちゃいましょう！