会社に勤めている方なら、プロジェクトを組むような大きな仕事が終わった後に、打ち上げがあり参加したことがある方もいらっしゃるかと思います。
また、会社に限らず仲間内の運動サークルで参加した大会の打ち上げ、楽団などに所属していれば演奏会の後の打ち上げなど、社会人になればだれもが一度は参加したことある打ち上げ。
幹事を任されたとき、「どうしようと」考えてしまう人必見です。
１． 幹事を任されたら
幹事を任されたら、店の手配や参加費の回収、裏方の仕事がたくさんありますが、一番の見せ場が当日の会の司会進行です。
任された打ち上げが、盛り上がって終わるのか、グダグダとなってしまうのかは、司会進行次第。
あなたの一番の見せ場ですからしっかりと進行できるように準備をしなくてはなりません。
２． 開宴の挨拶は手短に！
挨拶といっても、開宴を宣言すればいいので、長々しゃべらず、短い自己紹介と挨拶さえすれば問題ありません。
開宴の挨拶の後には、社長や重役クラスの挨拶、乾杯の音頭が待っておりますので、手短に済ませて次へと進行していきましょう。
３． 初めの挨拶
初めの挨拶は、その団体の代表が努めます。
つまり会社であれば社長、サークルであればリーダー、といったように参加している人の中で一番偉い人に挨拶を頼みます。
ここでよく聞く話が、「挨拶が長すぎてビールの泡が消えちゃった」とか、「早く飲みたいのに、長話を聞かされてうんざり」ということをよく聞きます。
私自身も経験があり、そんなにしゃべりたければ、歓談時にしゃべればいいのにと思ったりしたこともありました。
一般的に初めの挨拶は5分程度と言われますので、事前にお願いする際には5分程度でお願いしますと伝えておきましょう。
４． 乾杯の音頭
初めの挨拶が終わったら、次は乾杯です。
乾杯は一般的に三番目に役職の高い人にお願いをすることになっています。
しかし、中には初めの挨拶をした方がそのまま乾杯の音頭も取ってしまうということもありますので、特には気にしなくてもよいかと思います。
あなたが進行を進めるうえでやり易いようにセッティングをしたらいいと思います。
また変わったことをしようと思うのであれば、乾杯の音頭をノリのいい若手にお願いするのもありかと思います。
若くて勢いのある「乾杯！」でその後の会の雰囲気の盛り上がりを図ることもできますし、初めの挨拶が長引いた場合、協力をしてもらって乾杯の音頭を短くしてもらうなど、調整もできます。
５． 締めの挨拶
締めの挨拶はその団体の二番目に役職が高い方にお願いしましょう。
締めの挨拶をする際に一本締め、三本締め等で締めることもありますので、挨拶をお願いする際に一緒にお願いをしておきましょう。
締めの挨拶が済みましたら、最後の仕事です。「完全撤収の時間」「二次会の場所、時間」等の業務連絡をして終わります。
その際に「お忘れ物のないように」と一言付け加えられるとよいでしょう。
６． 注意点
司会進行にあたり、注意点がありますのでご確認ください。
(ア) 挨拶はあらかじめお願いをしておきましょう。
挨拶をお願いする人にはあらかじめ、依頼しておかなければ失礼にあたります。
その場で挨拶をお願いして、頼んだ人がうまく話せなければ場がしらけてしまいますので、事前に依頼しましょう。
またその際には時間の目安も伝えることで、相手もどの程度の挨拶をすればいいのか目安ができますので、併せて伝えるようにしてください。
(イ) 進行中挨拶を頂戴した際には必ずお礼を。
初めの挨拶、乾杯の音頭、締めの挨拶それぞれ挨拶を頂戴したときは「〇〇様、ありがとうございました」と必ずお礼を述べるようにしましょう。
(ウ) 御芳志をいただいた際は？
幹事をしていると会費以外に御芳志を頂く場合があります。
この時は、乾杯の音頭の後に簡単で構いませんので、御芳志を頂きましたことを参加している方に報告しましょう。
まとめ
１． 幹事の一番の見せ場が、当日の司会進行です。
２． 開宴の挨拶は簡潔に！
３． 初めの挨拶は代表者に！
４． 乾杯の音頭は、あなたの采配で！
５． ナンバー２に締めの挨拶を！
６． 注意点を守って円滑進行をしましょう
打ち上げの幹事は責任のある仕事です。
任されるという事は、あなたにその大役を任せられると判断されたからです。
実際は細かな仕事が多く、大変ですがその仕事ぶりを見てあなたの評価は確実にプラスにつながります。
中でも、当日の司会進行はあなたの仕事ぶりを参加者全員に見てもらう場です。
どうせやるなら盛り上がったほうが良いに決まっていますよね？
しっかり準備さえすれば、盛り上がる事間違いなしです！